Digitalização de documentos soluciona falta de espaço e extravio em condomínios

Um problema que pode parecer  pequeno, mas em pouco tempo se  mostra uma grande complicação  para síndicos e administradores de  condomínios é o acumulo e o  armazenamento de documentos  pertinentes ao conjunto predial.

São diversos os documentos que um condomínio precisa dispor ao seu alcance, como por exemplo, apólices de seguro, folhas de pagamento, documentos de controle de funcionários, atas de assembleias, plantas de condomínio, recibos de pagamentos de contas, laudos da prefeitura e corpo de bombeiros, etc. E alguns desses documentos, como folhas de pagamento, para exemplificar, devem ser guardados por pelo menos 35 anos, segundo a lei. Inclusive, a maior quantidade de documentos arquivados são da parte de contas a pagar e recibos.

Com todos esses documentos, a papelada que se acumula em salas de administração e arquivos de condomínios deixa muito difícil, não só o armazenamento, mas também o manuseio e consulta dos mesmos.

Por isso, a solução encontrada por diversos condomínios foi a digitalização dos documentos. Com isso, a administradora livra o espaço físico de seu escritório, guardando em papel apenas aqueles imprescindíveis, deixando a grande maioria dos documentos reservados no arquivo digital.

Outra facilidade que a digitalização de arquivos proporciona é para a procura e consulta dos documentos. Em arquivos de papel, a busca por documentos pode durar horas, e às vezes, papeis importantes são extraviados, machados ou rasgados. No arquivo digital, a procura é feita em alguns segundos em um sistema específico para isso, poupando o tempo de síndicos, condôminos, administradores e outros interessados.

A Union Data, referência em softwares de administração, com mais de 33 anos de experiência oferece módulos de Digitalização e Gestão de Documentos em suas soluções de gestão de contas a pagar. Assim você pode digitalizar e manter em ambientes criptografados todos os documentos relacionados ao pagamento e gestão de contas e despesas do condomínio.

Os módulos de Digitalização e de Gestão de Documentos são integrados a outras soluções da Union Data, como o ConPag – contas a pagar e com acesso através do portal UnionWeb, mantendo todas as ferramentas de gestão condominial em um único sistema, de interface simples e intuitiva. Conheça as soluções da Union Data e descomplique de vez a gestão do seu condomínio, veja aqui a apresentação da solução de digitalização de documentos.