Como realizar uma assembleia organizada e tranquila

Dicas para tornar a sua assembleia de condomínio mais organizada e tranquila.

Pode até parecer impossível, mas com preparação e dedicação é possível realizar uma assembleia produtiva e sem confusão.

1 – Pauta – Escolha no máximo 4 itens para serem apresentados ou levados em votação, caso um dos temas seja polêmico e que precise de mais tempo para apresentação e debates, deixe esse assunto para o fim da reunião. 

2 – Áudio/Visual – Por mais simples que possa parecer, levar os assuntos em formato de apresentação de Power Point ou utilizando vídeos aumentará o entendimento dos assuntos apresentados, utilizem as apresentações com a seguinte proporção em cada Slide – 80% imagens/gráficos e 20% Textos.

Slides lotados apenas de texto cansam e fazem a audiência se perder na leitura.

2 – Preparação – Algumas horas antes da assembleia, se reúna com todos os organizadores, síndico, administradora, conselheiros e moradores que irão ajudar ou apresentar algum assunto no decorrer da reunião.

Um ensaio rápido e pensar sempre em tudo que poderá dar errado é sempre bom, lembre-se, treino é treino, jogo é jogo, imagine entrar em campo sem nenhuma preparação?

3 – Agenda – Com os temas escolhidos defina o tempo para apresentação, dúvidas e votação de cada assunto, apresente essa agenda no inicio da reunião e siga os horários definidos.

Inicie a assembleia rigorosamente no horário marcado.

4 – Autoridade – O presidente da mesa é a autoridade máxima durante a assembleia e deverá ser respeitado e exigir respeito de todos os participantes, dar a palavra para quem solicitar no momento oportuno e não deixar ninguém interromper quem estiver falando.

5 – Disciplina – Todos os membros do conselhe, síndico e administradora deve estar alinhados com suas ideias e propostas, não deixe para o momento da assembleia discussões ou debates sobre temas que poderiam ter sido resolvidos antes da assembleia iniciar.

6 – Respeito – Antes de mais nada todos devem ser respeitados, quem está com o microfone na mão deve ser uma pessoa calma e nunca alterar o tom de voz ou ameaçar os demais presentes, respeitar para ser respeitado.

Caso algum morador falte com o respeito, o presidente da mesa pode pedir para que ele se comporte ou que saia da reunião, além de ter o direito de pedir para a administradora que faça uma advertência por escrito ao morador causador do transtorno.