6 Motivos para contratar um software profissional

Existem muitas vantagens para o administrador de condomínios que utiliza um sistema de gestão de condomínios profissional. 

software

Listamos abaixo 6 motivos para que você comece a utilizar um sistema profissional:
1 – Organização – Utilizar planilhas de excel, documentos do word, agendas de papel, anotações em post-its, etc, deixa as informações dos condomínios espalhadas e a chance de esquecer uma data importante ou de pagar uma conta aumentam muito.
2 – Segurança – Manter tudo no mesmo lugar além de ser muito mais racional, facilita a segurança das informações, basta criar uma rotina diária de backup do banco de dados do sistema que tudo estará seguro no mesmo lugar.
3 – Agilidade – Com poucos cliques o sistema irá gerar relatórios completos das mais diversas informações e com a integração do sistema de administração com o site do condomínio, os síndicos poderão consultar o saldo do condomínio, pagamentos e agendamentos em tempo real, direto do seu computador, sem a necessidade de entrar em contato com a administradora.
 4 – Transparência – O que mais se ouve nas reuniões de condomínios é a falta de transparência, as informações da vida financeira do condomínio fica em poder de poucas pessoas e isso torna a gestão difícil, pois aqueles moradores que não estão diretamente envolvidos na administração sempre ficam desconfiados se o dinheiro do condomínio está sendo bem utilizado. Com o portal do condomínio ativado no sistema, tudo fica disponível 24 horas por dia para qualquer morador consultar as contas do seu condomínio, reduzindo e muito as reclamações e atendimentos telefônicos.
5 – Atendimento – Sabemos que mais de 90% das ligações recebidas nas administradoras referem-se a solicitações de segunda via de boletos, implantando a solução on-line ficará disponível no site da administradora o link para o boleto expresso, nesse link o próprio condômino poderá retirar seu boleto atualizado, sem a necessidade de ligar na administradora. Mesmo sem login e senha ele poderá imprimir seu boleto vencido ou à vencer.
6- Pagamentos – O sistema de pagamentos é integrado com os principais bancos e gera arquivos de pagamentos em lotes o que torna o processo de pagamentos e lançamentos das despesas 80% mais rápido do que o modo tradicional de pagamentos das contas em cheques ou no banco.
Conte com nossa experiência de mais de 30 anos em desenvolvimento de software para administradoras, conhecemos profundamente as necessidades do dia-a-dia dos nossos clientes e desenvolvemos nossos sistemas baseadas nessas necessidades.

Plano de contas

1 – Plano de contas – (Condominium)

O plano de contas é uma estrutura a qual se constrói e elabora a escrituração, a serem utilizadas nos lançamentos de receitas e despesas, de maneira clara e objetiva.

2 – Estrutura do plano

 

Red. – Esses códigos serão utilizados nos lançamentos de receita e despesa.

Display – Sequencia numérica das contas de primeiro, segundo e terceiro grau:

Descrição – Nome da conta

Desp – Refere-se a “despesa” deverá ser demarcada quando a conta for correspondente a essa categoria.

Mov – Refere-se a “movimentação” ao demarcá-la o sistema entenderá que a mesma poderá ser utilizadas para lançamentos, caso não seja marcada, a conta não poderá ser utilizada para movimentação. As contas que não são de movimentação costumam ser contas “título”, ou seja, somente o título separatório de um novo grupo de contas.

Conta – Representação numérica das contas criadas

Grau – Informa em qual grau encontra-se a conta cadastrada

 

3 A – Criar conta de receita

Dica importante: No caso das contas de receita, não existe a necessidade de criação do terceiro grau.

No primeiro grau é cadastrada a conta “mãe”, ou seja, a separação maior das contas correspondentes, tais como: Ordinária, Fundo de Obras, Fundo de Reserva, etc.

01 – ORDINÁRIA
No segundo grau são criadas as contas “título” de receitas COM movimentação, por exemplo:

002 – Condomínio do mês

A visualização no display será:

01.000.000 –  ORDINÁRIA
01.002.000 – Condomínio do mês

Acesse a tela “Plano de contas” no menu “Cadastro” do módulo Condominium:

Informe o plano de contas que deseja utilizar e clique no botão “Continua”

Siga a sequência abaixo para a criação das novas contas de Receita:

01.000.000 até 01.099.000

Ou seja, no segundo grau reserva-se de 000 até 099 para cadastrar contas de receitas, e de 100 até 999 para contas de despesas.

Sugerimos que a sequencia das contas sejam de 5 em 5, dessa maneira seu plano de contas ficará organizado e fácil de utilizar.

Antes de cadastrar uma nova conta verifique o relatório, para que possa seguir sequência das contas já cadastradas.


Informe no primeiro grau a conta “mãe” correspondente.

Dica Importante: Não utilize o Mouse nesse processo, aperte “enter” no teclado.


No segundo grau informe o número seguindo a sequência do seu último cadastro, bem como o nome da conta a ser criada.


Lembrando que as contas de receita não devem ser demarcadas as opções “Despesa” e “Previsão”.

Após digitar o nome da conta, pressione no teclado Enter > Enter > Enter, até que se conclua o cadastro.

 

3 B – Criar conta de despesa

A rotina para criar as contas de despesa é a mesma que a anterior, porém além do segundo grau utiliza-se também o terceiro (mais utilizado) e em alguns casos, até o quarto grau.

 

No primeiro grau é cadastrada a conta “mãe”:

01 – ORDINÁRIA

No segundo grau são criadas as contas “título” das despesas SEM movimentação, por exemplo:

100 – Salários

No terceiro grau serão criadas as “sub contas” COM movimentação, exemplo:

005 – Adiantamento salarial

A visualização no display será:

01.000.000 – ORDINÁRIA
01.100.000 – Salários (conta título – não é de movimentação)
01.100.005 – Adiantamento salarial (sub-conta – é de movimentação)

As contas títulos são necessárias para melhor organização do plano, bem como melhor demonstração nos relatórios e balancetes.

Dessa maneira são criados grupos de contas correspondentes a um mesmo ramo de atividade, por exemplo: Salários, Encargos trabalhistas, Materiais de limpeza, Manutenção e conservação de equipamentos, etc.