5 dicas para otimizar o provisionamento de gastos em 2016

5 dicas para otimizar o provisionamento de gastos em 2016

As despesas provisionadas são uma parte importante da contabilidade. Despesas que são contraídas, mas ainda não foram registradas ao final de um determinado período contábil, precisam ser tratadas como despesas provisionadas, de acordo com o regime de competência contábil.

A ação de provisionar consiste em identificar valores a serem desembolsados no futuro e informá-los ao controle financeiro interno da empresa. Esses lançamentos podem ser realizados pela área financeira quando, normalmente, referem-se a lançamentos de despesas periódicas, ou pela área comercial, quando são gerados dos pedidos de compras realizados pelo comprador.

A melhor maneira de executar essa tarefa é sem dúvida alguma utilizando um software integrado de gestão (ERP). Esse software permite o lançamento prévio dos pagamentos estimados, atualizando automaticamente o financeiro e o fluxo de caixa, até que seja formalizado o compromisso através do pagamento do título.

Veja a seguir cinco dicas para otimizar o provisionamento de gastos de sua empresa em 2016 utilizando um sistema ERP. Vamos imaginar, por exemplo, a rotina do departamento financeiro, em que uma de suas responsabilidades é o lançamento diário, no sistema, de todas as despesas provisionadas que não tiveram origem em uma compra, como contas de água, aluguel, tarifas bancárias etc.:

1- Uma vez que essas despesas são mensais e variam pouco, elas devem ser lançadas como provisão de gastos futuros, considerando um valor aproximado, baseado nos mesmos meses do ano anterior;

2-As provisões eventuais, frutos de negociações de compras, são alimentadas automaticamente no sistema de acordo com os pedidos de compra que são confirmados pelos compradores. Assim, basta lançar as demais provisões, ou seja, as que são periódicas;

3- À medida que esses dados são registrados no sistema, tornando-se visíveis e de fácil acesso, os gastos estimados já podem ser considerados nas análises da disponibilidade financeira da empresa. Por meio do sistema, o responsável pelo departamento financeiro acompanha em uma tela a saúde financeira da empresa, verificando as contas a receber, a pagar, pagas, recebidas e provisões, facilitando a visualização para tomada de decisão;

4-A visualização de todos os lançamentos financeiros provisionados no sistema é necessária para um controle das contas a pagar, conhecendo assim, previamente, todos os compromissos a serem liquidados. Esse controle é muito importante para obter informações necessárias à tomada de decisões sobre os compromissos assumidos pela empresa, garantindo assim o cumprimento de todas as suas obrigações;

5-Quando a conta chega à empresa com seu referido título, seu valor real é conhecido, momento em que ela deixa de ser uma provisão e passa a ser efetivamente uma conta a pagar.

Reparcelamento de acordo

O sistema de Administração de condomínios – Condominium oferece uma recurso muito prático para a atualização de parcelas de acordo e seu reparcelamento.

Veja na apresentação abaixo um exemplo de como essa ferramenta poderá lhe ajudar, sem a necessidade de cancelar o acordo e gerar um novo.

Esse recurso poderá ser utilizado caso a unidade tenha deixado de pagar apenas o acordo e pagou as cotas mensais, caso contrário o acordo deverá ser cancelado para a geração de um novo somando todos os valores em aberto.

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Apresentação em PPS

 

Caso tenha alguma dúvida entre em contato – comercial@uniondata.com.br

Multa e juros mensal ou diário

Entenda as diferenças de multa e juros, mensal ou diário, com carência ou sem!

No sistema de Administração de Condomínio – Condominium, existem as opções para que os boletos pagos atrasados sejam atualizados utilizando todas essas opções, vamos listar abaixo todas elas:

1 – Multa – A partir de janeiro de 2003 com o novo código civil ficou determinado que a multa por atraso do condomínio não poderá ser superior a 2% e essa multa é cobrada uma única vez e não pode ser acumulada ou seja, não existe multa em cima de boletos que já foram somados a primeira multa.

2 – Multa diária – O valor da multa de 2% é dividido por 30 dias, 0,066% ao dia até atingir os 2%.

3 – Juros – O juros normalmente aplicado para atraso de boletos de condomínio é de 1% ao Mês em alguns casos o boleto é atualizado com multa e depois cobrado os juros.

4 – Juros diário – Da mesma forma da multa diária, o valor é dividido por 30 e cobrado 0,033% ao dia de atraso, nesse caso sem limite de tempo.

5 – Correção Monetária – Além da multa e juros o boleto em aberto também pode ser atualizado utilizando um índice econômico, IGP-M, Tribunal de justiça entre outros.

E todos esses valores podem ser calculados pelo sistema utilizando as seguintes composições: Correção e Juros sobre valor + multa e Juros sobre correção.

Por exemplo um boleto de R$ 100,00 vencido em 10/12/2015 e atualizado em 24/02/2016 poderá ser atualizado da seguinte forma:

 

– No cadastro do condomínio com as opções marcadas na aba Fração e padrões para rateio:

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– Menu > cobrança > cotas em atraso:

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Com as opções: “Correção e juros sobre valor + multa” e “Juros sobre correção” selecionadas o resultado final será outro:

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Multa e Juros Diário:

Além dos parâmetros de cálculos acima o boleto poderá ser corrigido levando-se em conta multa e juros diário:

No cadastro do condomínio selecione as opções:

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Dessa forma  os valores apurados serão diferentes:

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Com as opções: “Correção e juros sobre valor + multa” e “Juros sobre correção” selecionadas o resultado final será outro:

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Carência

Além de todas essas opções também existe a opção de carência para inicio dos cálculos de juros e correção, no cadastro do condomínio informe a quantidade de meses para essa carência:

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Dessa forma as atualizações serão calculadas após  essa carência, com os valores atualizados:

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Caso ainda tenha alguma dúvida com relação a esse assunto entre em contato – comercial@uniondata.com.br

 

Novidades – Sistema Imobilis

Foram realizadas várias melhorias no módulo Imobilis – Sistema para gerenciamento de locações.

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Conheça o módulo – Clique aqui

 

Novos recursos disponíveis a partir da versão 6.0.27:

1 – Ficha financeira dentro do cadastro do inquilino

2 – Campo Observações para as Garantias

3 – Inclusão de boletos avulsos

Reformulação na tela de impressão / envio por email de segunda via de boleto

5 – Geração de lançamentos parcelados com opção para informar a parcela inicial

6 – Pesquisa por endereço e número no cadastro dos imóveis

Baixa de imóvel e proprietário

Cadastro de proprietários – Verificar duplicidade pelo CPF

Caso tenha mais alguma sugestão envie para: comercial@uniondata.com.br

 

Baixa de imóvel e proprietário

– Baixa de imóvel e proprietário

No relatório de cadastros será demonstrado a data da baixa dos cadastros de imóvel e proprietário no sistema.
Menu > Cadastro > manutenção > Baixas
Menu > Cadastro > Proprietários > menu arquivos > imprimir
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Inclusão de boletos avulsos / Carnê

– Inclusão de boletos avulsos / Carnê

 

Um novo recurso para geração de boletos avulsos e inclusão de devedores na implantação do sistema e também para a geração de boletos em vencimentos diferentes do aluguel, para cobrança do seguro fiança por exemplo.
Menu > Recibos / Inclusão de devedores/Carnê 

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