Como realizar uma assembleia organizada e tranquila

Dicas para tornar a sua assembleia de condomínio mais organizada e tranquila.

Pode até parecer impossível, mas com preparação e dedicação é possível realizar uma assembleia produtiva e sem confusão.

1 – Pauta – Escolha no máximo 4 itens para serem apresentados ou levados em votação, caso um dos temas seja polêmico e que precise de mais tempo para apresentação e debates, deixe esse assunto para o fim da reunião.

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Registro / Backup / Atualização do sistema

Veja abaixo os 3 passos mais importantes para a operação do sistema:

1 – Registro – Atualização mensal do registro do seu sistema, enviado por e-mail pelo nosso suporte;
2 – Backup – Procedimento para a realização do Backup manual;
3 – Atualização de versões – Mantenha seu sistema sempre atualizado com a última versão

 

Obs – Esses procedimentos devem ser realizados por usuários autorizados e caso tenha alguma dúvida entre em contato com nosso suporte.

Segunda via de boleto por e-mail

Envio de boletos por e-mail através dos nossos sistemas:

Desde Agosto de 2015 alteramos a forma de envio dos boletos por e-mail para tornar a ferramenta mais confiável e segura, porém, detectamos alguns problemas que fogem da nossa responsabilidade.

Algumas empresas de hospedagem de sites possuem rigorosas políticas anti-spam, e estão considerando o envio simultâneo de vários e-mails ao mesmo tempo, através do nosso sistema, como SPAM e bloqueiam o acesso do nosso sistema aos servidores de e-mails, e assim o boleto não chega ao destinatário.
Soluções sugeridas:

01 – Utilizar um serviço de e-mail dedicado (e-mail marketing), consulte a sua empresa de hospedagem para verificar se oferecem esse serviço.

02 – Contratar o nosso serviço de envios de e-mails – Consulte o Depto. Comercial.

Caso esteja enfrentando problemas de envio dos boletos por e-mail considere analisar as opções acima e caso ainda tenha alguma dúvida entre em contato com nosso suporte técnico.

Procedimentos para configurar o sistema:

Sistema local (Condomínio e Locação):

No menu principal, acesse o item PAINEL DE CONTROLE:

Clique em OPÇÕES GLOBAIS:

OBS: Caso queira utilizar o nosso serviço de envios deixe todos os campos em branco.

Clique em gravar e REINICIE o sistema (feche e abra).

Unionweb:

Acesse o módulo ADMINISTRAÇÃO:

Acesse o menu SISTEMA / CADASTRO:

Siga os mesmos procedimentos do sistema local.

Os 6 erros mais comuns na implementação de sistemas profissionais

O sistema de administração de condomínios é muito difícil de ser implantado ou as empresas que não estão preparadas para isso?

A utilização de sistemas profissionais e integrados é uma ferramenta de trabalho importante para todos os departamentos da administradora e sua implantação deve ser tranquila e não interferir de forma negativa nas rotinas da empresa.
Todos os módulos do sistema foram estudados e desenvolvidos para literalmente substituir o maior número possível de processos manuais e retrabalhos.
Para ajudar nesse processo de implantação, listamos abaixo os 6 erros mais comuns que acontecem quando a empresa inicia um processo de troca de sistemas:

Erro 1: Não pensar em quem vai utilizar o sistema.

foco

Um grande erro cometido pela alta cúpula das empresas é tomar decisões sem levar em consideração como elas irão interferir na rotina das pessoas. É preciso ter o foco no usuário, pois ele não irá usar um sistema que não seja útil em seu dia a dia.
O sistema precisa vir pra somar e não para dividir ou diminuir. Por isso, escute e envolva as pessoas que serão mais atingidas pelo sistema antes da implementação. Isso fará toda a diferença no resultado.

Erro 2: Falta de processos bem definidos

Qual é o processo de administração dos condomínios da sua empresa?
Se a sua empresa não sabe nem do que isso se trata, é melhor sentar e rever as coisas antes da implantação de um sistema profissional. Isso por que o sistema pode até ajudar a melhorar algumas imperfeições no processo, mas é incapaz de criar um processo novo em uma empresa que não o tenha.
Portanto, defina bem os processos da sua empresa e, apenas depois disso, estude a implementação de um sistema.

Erro 3: Acreditar que a implantação do sistema vai garantir mais condomínios na carteira.

O sistema irá ajudar na integração dos processos da empresa e irá auxiliar no gerenciamento do relacionamento com o cliente.
No entanto, o sistema não é uma garantia de que a empresa vai conquistar novos clientes a partir do momento de sua implementação. O sistema não administra condomínios sozinho. O que ele oferece é uma rotina de processos, quando respeitada, proporciona melhores resultados.

Erro 4: Parar a empresa para a adoção do sistema.

O sistema não é uma solução milagrosa que tem todas as respostas para os problemas de administração dos condomínios.
Os prazos de entrega de documentos e cobranças deve continuar e nessa etapa de troca ou implantação de um novo sistema de administração toda a empresa deve se empenhar para que esse processo de mudança seja o mais rápido possível.
Por esse motivo, o desempenho do seu sistema será tão proveitoso quanto a sua equipe permitir. Lembre-se disso.

Erro 5: Não estabelecer métricas para medir o sucesso

Como você vai saber se a implantação deu certo?
A implementação sem metas sólidas é uma ideia sem fundamento. Isso porque todo o projeto precisa resolver um problema e qual é o problema que o sistema precisa resolver na sua empresa?
Sendo assim, crie métricas para cada uma das áreas do negócio que serão impactadas pela implementação do sistema e analise a eficácia do software através delas.

Erro 6: Desistir depois de muito pouco uso

A implementação de sistemas profissionais e integrados é uma etapa delicada. Na primeira semana, todo mundo quer utilizar a novidade, mas logo depois todo mundo esquece ou volta a usar o sistema anterior.
Isso acontece em muitas empresas e, quando percebemos, voltamos à estaca zero.
A implementação do sistema precisa ser levada a sério no dia a dia da empresa, para que se transforme em uma rotina dos funcionários. Somente assim ele terá algum efeito na empresa.
Por isso, não resista às desculpas dos funcionários dizendo que o novo sistema é complicado que o antigo resolve o problema, que será uma perda de tempo, etc.
As comparações dos funcionários mais antigos será inevitável, pois já estão acostumados ao sistema anterior e a grande maioria das pessoas tendem a ficar na sua zona de conforto, deixando o novo sempre para amanhã.
Incentive e cobre, diariamente o uso da ferramenta.
Veja abaixo mais detalhes sobre nossas soluções e todas as integrações disponíveis:

– Administração de condomínio
– Contas a pagar
– Portal dos condomínios

3 motivos para manter seu sistema atualizado!

Saiba por que é importante manter as versões dos sistemas sempre atualizadas.

software

 

1 – Treinamento – Mantemos todos os manuais e dicas de operação dos sistemas atualizados em nosso site e blog e assim o cliente consegue acompanhar todas as novidades da versão em uso.2 – Suporte – Fica muito mais prático e rápido o atendimento de chamados técnicos quando o cliente está com a última versão do sistema em sua máquina.

3 – Novidades – Em cada nova versão disponibilizada para todos os clientes são liberados novos recursos, correções e ajustes reportados pelos usuários, assim a ferramenta fica sempre funcional para todos.

Como atualizo o meu sistema? – Caso tenha alguma dúvida sobre a atualização automática, clique no link abaixo e veja como proceder: